Wie geht das mit den HC Treffen? Und oder so?

Servus in die Runde. Nun stehen sie endlich wieder vor der Tür – die von vielen so geliebten HC Treffen. Und mit ihnen kommen natürlich eine Menge Fragen daher, die dem ein oder anderen immer wieder mal unter den Nägeln brennen… Hier wollen wir Dir möglichst alle Antworten geben, damit auch Du Dich ganz entspannt auf die Treffen freuen kannst. Ganz unten findest Du übrigens eine Kurzfassung, wenn Du alles auf einen Blick sehen möchtest…

Infos über Ort und Zeit und sowieso?

Du findest hier auf unserer Homepage alle wichtigen Informationen zu den Daten, den Orten und Campingplätzen und natürlich auch zu den Kapazitäten und vor allem den entsprechenden Buchungsstarts. Wir versuchen, diese Informationen stets so aktuell wie möglich zu halten.

Buchen bei HC – wie geht das?

Wenn Du Teil eines Treffens sein möchtest, heisst es zunächst – einen (Stell)Platz zu ergattern. Mittlerweile organisieren wir die Treffen in einer solchen Größenordnung, dass möglichst jeder auch eine realistische Chance auf einen Platz hat. Trotzdem wissen wir, dass einige Treffen so beliebt sind, dass die verfügbaren Plätze binnen weniger Tage vergeben sind. Somit heisst es ergo, schnell sein.

Achtung – in diesem ersten Schritt geht es noch nicht um die Personenanzahl, sondern nur um Deinen (Stell)Platz! Wenn Du also mit einem Wohnwagen anreist, dann buche bitte einen (Stell)Platz.

Sobald der Buchungsstart beginnt (HC Club Mitglieder geniessen ihr Vorbuchrecht und können zwei Tage früher buchen), gehst Du in unserer Shop und dort in die Rubrik Treffen. Dort findest Du alle aktuell buchbaren HC Treffen.

Deinen (Stell)Platz / Parzelle buchst Du dann für Dein(e) Wunschtreffen, in dem Du das entsprechende „Produkt“ in den Warenkorb legst und den „Kauf“ für 0.00 Euro abschließt. Damit hast Du dann bereits Deinen Platz / Deine Parzelle auf unserem Treffen sicher.

Auf der Bestellbestätigung, die Du automatisch per Mail erhältst, findest Du übrigens den Hinweis „Vielen Dank, dass Du Dich für eine HAPPY CAMPING Mitgliedschaft entschieden hast. Weitere Informationen zur Mitgliedschaft findest Du in Deinem Konto.“ Das hat folgenden Hintergrund:

Wir haben unser System so konfiguriert, dass jede Buchung auf einem HC Treffen eine entsprechende Datenbank füllt. Um es in einfachen Worten zu erklären: Du buchst Deinen Platz auf dem HCNT21. Somit wanderst Du automatisch in den großen Topf HCNT21. Im Nachgang, wenn es zB um die Buchung der Workshops etc. geht, können wir so gewährleisten, dass nur Teilnehmer des entsprechenden Treffens auch die jeweiligen Workshops buchen können und / oder Infos von uns erhalten. Keine Sorge also, Du bist nun nicht automatisch in den HC Club geführt worden, ohne es zu wollen. So gemein sind wir nun auch wieder nicht… 😉

Buchen beim Campingplatz – wie geht das?

Sobald Du bei uns Deinen Platz gebucht hast, geht es nun im zweiten Schritt weiter zum entsprechenden Campingplatz. Bei einigen Treffen gilt es nun, per Mail die dortige Anmeldung zu vollführen, bei anderen über ein entsprechendes Formular auf deren Homepage.

Wie genau es sich bei Deinem Wunschtreffen verhält, kannst Du in unserem Shop und der jeweiligen „Produktbeschreibung“ des Treffen nachlesen. In der Regel findest Du dort auch den korrekten Link zu einem eventuellen Formular.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Du bei Deiner Buchung beim Campingplatz Deine Bestellnummer aus der im ersten Schritt durchgeführten Bestellung / Buchung bei uns mit angibst. Wir haben mit den Campingplätzen abgesprochen, dass eben nur diese Buchungen mit unserer Bestellnummer bearbeitet werden. Warum ist das so?

Nur so können wir gewährleisten, jederzeit den Überblick zu behalten. Stell Dir vor, der Campingplatz hätte 100 Parzellen. 35 von Euch buchen ohne unser Wissen direkt beim Platz. Und 80 buchen direkt bei uns. Somit hätten wir am Ende 115 Buchungen und ergo 15 Plätze zu wenig und somit ein Problem. Daher handeln wir an dieser Stelle sehr konsequent. Keine Buchung bei uns – keine Teilnahme am Treffen. Nur so können wir es handhaben.

Was passiert nach den Buchungen?

Sobald Du nun also sowohl bei uns als auch beim Platz gebucht hast, ist für jetzt alles fein. Deine Teilnahme ist safe. Jeweils kurz vor den Treffen werden wir alle Teilnehmer per Mail über die nötigen Details informieren und für Euch im Shop die geplanten Workshops etc. und auch die Teilnehmergebühr freischalten. Aktuell beträgt diese 15 Euro pro Erwachsenen und 5 Euro pro Kind. Den genauen Zeitpunkt für diese Freischaltungen kommunizieren wir frühzeitig sowohl in der Facebook Gruppe als auch per Mail. Bitte schau dazu ab und zu auch mal in Deinen Spam Ordner, leider landen unsere Mails manchmal dort.

Einige Workshops und Unternehmungen sind bzgl. ihrer Personenanzahl limitiert, daher lohnt es sich auch hier, schnell genug zu sein. Wenn ein Workshop voll ist, ist er … eben voll. Diese Workshops sind in der Regel kostenlos bzw. in der Teilnehmergebühr inkludiert, lediglich einige ganz besondere Unternehmungen werden zusätzlich berechnet. Natürlich findest Du diese Info immer deutlich in der jeweiligen Beschreibung.

Was passiert, wenn ich stornieren muss / will?

Hier sind zwei Seiten zu beachten. Zum einen der Storno bei uns, zum anderen der Storno beim Platz. Happy Camping behält sich vor, eine entrichtete TN Gebühr bei Storno weniger als 14 Tage vor dem Treffen nicht zu erstatten. Bei Stornos, die vor dieser 14 Tagesfrist per Mail an uns kommuniziert werden, erstatten wir diese Gebühr natürlich wieder. Diese Mail schreibst Du bitte direkt an Stefan unter stefan@happycamping.info – PNs bei Instagram oder Facebook können wir nicht berücksichtigen.

Darüber hinaus musst Du bitte auch den Campingplatz über den Storno informieren. Hier gelten dann die Stornoregelungen des entsprechenden Platzes, auf die wir keinen Einfluss haben.

Vorzeitige An- und Abreise und Wunschparzelle – geht das?

Immer wieder erhalten wir Anfragen bzgl. einer vorzeitigen Anreise oder einer verspäteten Abreise. Dies ist immer direkt mit dem Campingplatz abzusprechen und zu vereinbaren. Wichtig ist an dieser Stelle, dass es dabei durchaus vorkommen kann, dass Du zum Start / Ende des Treffens mit Deinem Gefährt nochmals umziehen musst.

Weiter bekommen wir ebenso oftmals Anfragen, ob man einen Wunschnachbarn definieren kann. Auf einigen Treffen vergibt der Campingplatz die Parzellen Nummern. Dabei solltet Ihr gemeinsam mit Eurem Wunschnachbarn direkt beim Campingplatz anfragen. Bei einigen Treffen, zB. den HCDT – den Deutschland Treffen – stehen wir ohne definierte Parzellen, sondern füllen den gesamten Platz nach Ankunftszeitpunkt. Eine Parzelle neben Dir für Deinen Bekannten freihalten klappt (leider) nicht. Wer bei diesen Treffen unbedingt mit dem ein oder anderen Bekannten zusammen stehen möchte, der sollte gemeinsam mit diesen anreisen. Warum handhaben wir das so? Weil wir insbesondere beim HCDT jeden Platz brauchen und keinen Meter verschenken können. Du siehst, das hat ganz pragmatische Gründe.

Auf dem Treffen – was habe ich zu erwarten?

Alles. Und nichts. Camper und somit auch wir Happys sind einfach vielschichtige Menschen. Es gibt die „Feierwütigen“ und die „Stillen“ und alle können und sollen sich auf unseren Treffen wohl fühlen. Dabei zählen wir auf die Gemeinschaft und eben auch auf jeden einzelnen.

Wir werden Dich auf keinen Fall aus dem Vorzelt ziehen und Dich den anderen vorstellen. Wenn Du Deine Ruhe haben möchtest (ja, auch das klappt auf den Treffen), dann akzeptiert dies jeder. Wenn Du Kontakt haben möchtest, dann ist nichts leichter als das. Raus aus dem Vorzelt und den nächsten einfach anquatschen. Wir alle haben eine Schnittmenge – Happy Camping. Fachsimpeln, ein Bierchen trinken, entspannen, feiern – auf unseren Treffen ist alles möglich.

Melli und ich sind (fast) den ganzen Tag auf dem Platz unterwegs. Quatscht uns an. Wir freuen uns über jede neue Bekanntschaft. Und gleichwohl habt bitte Verständnis, dass wir manchmal nicht die Zeit haben, die wir uns selbst wünschen würden. Manchmal müssen wir auch das spannendste Gespräch nach einigen Minuten beenden – immerhin wollen wir möglichst vielen Menschen hallo sagen. Und noch einiges in eigener Sache – manchmal brauchen auch wir mal 5 Minuten Ruhe. In der Regel ziehen wir uns dann zurück in unsere Wohnwagen. Dabei gilt folgender Deal – ist die Tür offen, kommt gerne zu uns. Ist die Türe zu, dann ist sie zu. Ok? Danke… 🙂

Etabliert hat sich mittlerweile auf jedem Treffen zum einen die bei den Kleinsten so beliebte Mini Disco. In der Regel treffen wir uns dafür am Freitag und Samstag Abend gegen 18.00 Uhr am Zelt / Pavillon / Halle und tanzen mit Euch einige lustige Kindertänze. Übrigens – auch Eltern sind dazu natürlich mehr als nur Willkommen. Und ausserdem bilden wir jeweils am Samstag Nachmittag / Abend die lange Grill Tafel. Dabei gilt es – Stühle / Tische / Grills rausgeholt und einfach eingereiht. Vor allem diese Grilltafel ist für uns immer wieder ein absolutes Highlight. Trotzdem lass mich kurz sagen: wenn Du lieber alleine essen magst, dann ist auch das völlig ok. Niemand ist Dir böse! Ok?

Übrigens – alle Zeiten dazu und auch wichtige News werden wir zukünftig zentral am Zelt auf einer Tafel kommunizieren, so dass jeder schnell das Wichtigste erblicken kann.

Und ja, auch ein wenig feiern können wir ganz gut. Dabei hab keine Sorge. Wir halten uns immer an die vom Platz vorgegebenen Ruhezeiten. Wenn um 23 Uhr Schicht ist, dann ist um 23 Uhr die Musik aus. Sicherlich werden viele noch in kleinen Gruppen zusammenstehen und weiter quatschen und sicher auch noch ein Bier trinken – dass Du aber um Deine Nachtruhe fürchten musst, ist eher nicht zu erwarten. Und wenn die Nachbarn doch mal etwas lauter sind, gilt auch hier: reden hilft. Zunächst mit dem Nachbarn. Zu 99 Prozent wird es dann gut sein. Wenn nicht – komm am nächsten Tag gerne zu uns. Dann spätestens wird es gut.

Voller Stolz können wir definitiv sagen, dass wir in all den vielen bisherigen Treffen noch nie (!) eine Situation hatten, die wir nicht entspannt lösen konnten.

Werden Bilder / Videos gemacht?

Die Antwort ist einfach: ja. Wir machen Bilder. Wir machen Videos. Und diese werden sowohl bei Facebook, Instagram und Youtube veröffentlicht. Daher haben wir uns für folgendes entschieden. Wie auch bei der Buchung im „Produkt“ zu lesen, nehmen wir eine Buchung als gleichzeitige Einverständniserklärung vor Bild/Videoaufnahmen. Wer dies nicht möchte (was wir akzeptieren), hat einfach nicht zu buchen und ein HC Treffen zu besuchen. So handhaben es Festival / Konzertanbieter und so handhaben auch wir es. Bei Kindern sind wir dabei übrigens besonders sensibel. Wir schauen, dass wir in der Regel keine Kids mit aufnehmen. Das liegt auch uns besonders am Herzen.

Tagesbesucher – geht das?

Du möchtest uns einfach mal für eine kurze Zeit besuchen, weil Du in der Nähe wohnst und aktuell auf einem anderen Platz in der Gegend Deinen Urlaub geniesst? Dann komm gerne vorbei. Dabei hab bitte im Kopf, dass die Campingplätze im der Regel auch für Tagesbesucher eine kleine Gebühr erheben. Daher wende Dich bitte zunächst an die Rezeption, bevor Du zu uns kommst. Und anschließend misch Dich gerne unters Volk und geniesse den Happy Spirit.

Hab dabei bitte im Kopf, dass die Workshops etc. nicht für Tagesbesucher buchbar sind.

Kurz und knapp

  1. Infos über alle Treffen auf unserer Homepage unter Treffen
  2. Buchen des (Stell)Platzes zunächst bei uns im Shop
  3. Mit der HC Bestellnummer dann Buchung beim Campingplatz
  4. Infos über Programm / Workshops / Teilnehmergebühr folgen frühzeitig per Mail
  5. Buchen der Workshops / Personenanzahl / Entrichten der Teilnehmergebühr im Shop
  6. Bei Storno Info per Mail an Stefan und auch an den entsprechenden Campingplatz

Das ist der Prozess – so handhaben wir es. Anfragen bzgl. „Ausnahme“ „ausnahmsweise“ „ich sag es auch keinem weiter“ … werden tatsächlich nicht fruchten. Das klingt nun böser als ich es meine. Ich bitte allerdings jeden um Verständnis, dass wir mittlerweile klare Strukturen brauchen, um die Treffen für alle gut zu organisieren und dann auch umzusetzen. Damals – beim ersten Treffen – waren wir 21 Gespanne. Ca. 50 Menschen. Easy und entspannt.

Auf den HCDT sind wir 250 Gespanne und Wohnmobile und Zelte. Und somit ca. 750 Menschen. Du siehst selbst – ein bisschen Planung kann hier nicht schaden…

Sollten hier in den letzten Zeilen einige Punkte noch offen bleiben oder unklar sein, dann schreib mir bitte ebenfalls eine Mail. Dann werde ich die entsprechenden Punkte sehr gerne noch ergänzen oder anders formulieren. Das Ziel dieses Artikels ist ganz einfach: jeder Happy soll im Bilde sein, was bei unseren Treffen zu beachten und wie der Ablauf ist.

Nun aber schicke ich für den Moment viele Grüße in die Runde.

Bleibt gesund!

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